11 Tipps & Tricks für die erfolgreiche Messekommunikation

Messen sind ein jährliches Highlight für viele Unternehmen. Wer seine Produkte und Dienstleistungen einem großen Publikum präsentieren möchte, kommt um die Präsenz auf den jeweils relevanten Branchen-Messen nicht herum. Das gilt selbst für Branchenriesen wie Google, Apple & Co. Messen bieten Unternehmen vor allem aber auch die Chance, neue Business-Kontakte zu knüpfen und sich über branchenrelevante Themen und Neuheiten auszutauschen. Damit das Projekt ‚Messeauftritt‘ erfolgreich wird, sollte die PR-Abteilung von Beginn an ins Boot geholt werden, um eine gelungene Messekommunikation sicherzustellen. Denn jeder Messeauftritt will kommuniziert werden!

Ziele der Messekommunikation

In der Regel wollen Unternehmen – unabhängig von Größe und Branche – langfristig wachsen und Umsatz generieren. Dazu gehört auch, sich gegenüber Mitbewerbern hervorzuheben und den eigenen Bekanntheitsgrad zu steigern. Das Ziel von Messekommunikation ist daher sowohl Interessent:innen, potenzielle Kund:innen und Partner:innen als auch Journalisten/Journalistinnen an den eigenen Messestand zu holen. Kunden und Kundinnen bringen Umsatz, Partner:innen neue Geschäftsmöglichkeiten und Journalisten/Journalistinnen die gewünschte Berichterstattung in der Presse.

Prinzipiell ist dabei zwischen B2B- (Business to Business) und B2C- (Business to Consumer) Messen zu unterscheiden, denn die jeweiligen Kommunikationsziele hängen auch vom Messetyp ab. Während B2B-Messen darauf abzielen, Unternehmen die Pflege von Geschäftsbeziehungen und den persönlichen Austausch über aktuelle Branchengeschehnisse zu ermöglichen, liegt bei B2C-Messen der Fokus auf der Leadgenerierung und dem Verkauf. Die jeweiligen Kommunikationsmaßnahmen werden daher auf das Ziel des Messeauftritts abgestimmt.

Kommunikationsplanung: Das A und O liegt in der Vorbereitung!

Zur Messekommunikation gehört einiges an Planung und Vorbereitung dazu. Zentrale Fragen sind: Welche Materialen werden benötigt und sind vorzubereiten? Welche Kommunikationskanäle sollen genutzt werden? Was muss vor, was während und was nach der Messe erledigt werden?

Ein Messeauftritt ist immer mit Aufwand verbunden und vieles muss im Vorfeld geschehen. Es müssen Medien eingeladen, Content erstellt, Interviews vereinbart, Sprecher:innen gebrieft werden etc. Dabei spielt auch die Zeit einen wesentlichen Faktor. Um die sechs bis acht Wochen vorab sollten Unternehmen damit beginnen, ihre Messepräsenz zu kommunizieren.

11 Tipps und Tricks für die Kommunikationsplanung rund um den Messeauftritt

• Die Medien mit einer Presseeinladung persönlich einladen. Diese sollte bereits alle relevanten Informationen wie Standnummer, Aktionen und Attraktionen am Messestand, Sprecher:innen vor Ort enthalten und das Interesse wecken.
• Interviewtermine frühzeitig pitchen und Kontaktdaten erfragen. Ein Interviewkalender verhindert Terminkollisionen. Aktuelle Kontaktdaten, insbesondere Handynummer der Interviewpartner:innen sind Voraussetzung, um bei kurzfristigen Terminänderungen vor Ort die Medienvertreter:innen rechtzeitig zu informieren.
• Sprecher:innen vor der Messe briefen. In einem vorherigen Briefing – mehr dazu lesen Sie im Beitrag meiner Kollegin Felicitas – erfahren die Sprecher:innen wichtige Details zu ihren Interviewpartner:innen sowie potenziellen Gesprächsthemen und können sich gezielt vorbereiten.
• Den Messeauftritt auf Social Media kommunizieren. Content muss erstellt und Freigaben eingeholt werden. Ein Redaktionsplan regelt, was wann wo von wem gepostet bzw. hochgeladen wird. Follower freuen sich über exklusive Einblicke von der Messe.
• Die Website aktuell halten. Der Messeauftritt sollte unter Rubriken wie Aktuelles, Termine oder Veranstaltungen auf der Website mitgeteilt werden. Interessent:innen landen früher oder später auf der Unternehmenswebsite, zum Beispiel wenn sie den Backlinks folgen. Unternehmen, die ihre Website mehrsprachig halten, sollten zudem auf korrekte und professionelle Übersetzungen Wert legen.
• Den Newsletter nicht vergessen. Den Messeauftritt über den Newsletter zu kommunizieren, bringt extra Aufmerksamkeit.
• Pressekonferenzen bzw. Presseveranstaltungen in die Kommunikationsplanung miteinbeziehen. Viele Messen bieten Pressevents an, zu denen extra Anmeldungen und Vorbereitungen notwendig sind. Diese Veranstaltungen bieten eine gute Möglichkeit, um Beziehungen zu Medienvertreter:innen aufzubauen und zu vertiefen.
• Pressematerialien für Medien vorbereiten. Die Pressematerialen bzw. die „Pressemappe“ versorgen die Medien mit aktuellen Pressemitteilungen, Factsheets, Fotos, Kontaktdaten und wird den Medienvertreter:innen in gedruckter Form mitgegeben oder digital zugespielt.
• Eigenes Event mit Medienvertreter:innen organisieren. Für manche Unternehmen kann es von großem Interesse sein, ein Mittagessen, eine Stadtführung, einen Roundtable oder Ähnliches zu organisieren. Im Rahmen dieser Termine kann ein intensiverer Austausch mit den geladenen Journalisten/Journalistinnen stattfinden.
• Ein Reviewprogramm in Erwägung ziehen. Dies ist besonders empfehlenswert für Unternehmen aus dem Consumer Electronics Sektor, die Geräte für Testberichte an die Medienvertreter:innen direkt mitgeben wollen.
• Bei Interviews mitschreiben und Notizen machen. Damit haben Unternehmen ein Protokoll des Gesprächs und können zum Beispiel offenen Fragen im Nachhinein noch beantworten und gewünschte Informationen nachliefern.

Kein Alleingang, sondern Teamwork

In Anbetracht der Fülle an Aufgaben ist die Messekommunikation im Alleingang kaum zu stemmen. Die jeweiligen Zuständigkeiten rund um die Organisation des Messeauftritts verteilen Unternehmen idealerweise klar auf die beteiligten Projektteams bzw. -mitarbeitende. Ein kontinuierlicher Austausch und regelmäßige Meetings zu den Fortschritten sind Voraussetzung, dass alle Beteiligten auf dem aktuellen Stand bleiben, um gemeinsam die Messekommunikation ins Rollen zu bringen und am Laufen zu halten.

Sie wünschen Unterstützung bei Ihrer Messekommunikation? Wir helfen Ihnen gerne weiter.

Titelbild: HIVAN ARVIZU @soyhivan auf Unsplash