5 Tipps für die erfolgreiche Zusammenarbeit zwischen Kunde und PR-Agentur

Die Zusammenarbeit zwischen einem Unternehmen, einer Organisation oder Stiftung und einer PR-Agentur kann äußerst wertvoll sein, um den Bekanntheitsgrad zu steigern, die Reputation zu verbessern und das Image einer Marke zu stärken. Allerdings ist die Etablierung einer erfolgreichen Partnerschaft nicht immer so einfach, wie es zunächst scheint. Was sollte man demnach beachten, um das Beste aus der Zusammenarbeit mit einer PR-Agentur herauszuholen?

1.  Klare, messbare Ziele und Erwartungen setzen

Bevor ein Unternehmen seine Reise mit einer geeigneten PR-Agentur antritt, ist es entscheidend, dass beide Seiten im Vorfeld klare Ziele, Möglichkeiten und Erwartungen definieren. Soll beispielsweise allein die Markenbekanntheit gesteigert, eine bestimmte Zielgruppe zu einem Thema erreicht oder gar eine Krisensituation bewältigt werden? Je genauer ein Ziel formuliert wird, desto treffsicherer kann gemeinsam eine Strategie entwickelt werden. Um den Erfolg der bevorstehenden PR-Kampagne oder eines Projekts zu überprüfen, müssen zudem spezifische, messbare Ziele sogenannte Key Performance Indicators (KPIs) gesetzt werden. Auf diese Weise können Agentur und Kunde sowohl den Fortschritt verfolgen als auch sicherstellen, dass die Kampagne den Erwartungen entspricht.

2. Verantwortlichkeiten und Rollen definieren

Bereits zu Beginn einer Partnerschaft sollten Aufgabenbereiche und Pflichten Kunden- und PR-seitig definiert werden. Dies umfasst die Klärung von Zuständigkeiten für die Bereitstellung von Informationen, Berücksichtigungen bei Freigabeprozessen und der Erstellung von Inhalten, wie Pressemitteilungen oder Artikeln und Kommunikation mit internen Teams, Stakeholdern oder Medien. Eine klare Definition von Rollen und Verantwortlichkeiten trägt dazu bei, Missverständnisse und Unklarheiten zu vermeiden und sicherzustellen, dass die Zusammenarbeit reibungslos verläuft. Lässt eine Seite bei ihren Verantwortlichkeiten nach, kann das erhebliche Auswirkungen auf die laufende PR-Arbeit haben.

3. Offene Kommunikation fördern

Kommunikation ist der Schlüssel zu jeder erfolgreichen Partnerschaft. Umso wichtiger ist es daher, regelmäßig und offen per E-Mail, Telefon oder Video-Calls über Zoom oder MS Teams zu kommunizieren, damit Auftraggeber und Dienstleister nicht aneinander vorbeireden. Beide Parteien sollten sich dabei in einem bestimmten Rhythmus zu festen Zeiten über Fortschritte austauschen und wichtige Informationen, Entwicklungen und Neuigkeiten, die für die PR-Strategie relevant sein könnten, miteinander teilen. So können PR-Agenturen etwa unterstützen, besser auf aktuelle Ereignisse oder Trends mit gezielten Maßnahmen zu reagieren.

4. Beziehung mit Vertrauen stärken

PR-Agenturen verfügen über Kommunikationsexperten mit umfangreicher Erfahrung und Fachkenntnissen in der Öffentlichkeitsarbeit, die die Best Practices, Trends und Strategien kennen, um Medienberichterstattung und positive Ergebnisse zu erzielen. In der Regel pflegen sie auch zahlreiche etablierte Beziehungen zu Journalisten, Redakteuren und Medienvertretern. Kunden können von der Expertise und Erfahrung ihrer PR-Agentur profitieren und sollten auf Letztere vertrauen, indem sie diesen Raum für eigene kreative Ideen lassen. Auf der anderen Seite sollte eine Agentur auch darauf vertrauen, dass ihr Auftraggeber über tiefgreifende Kenntnisse über seine Zielgruppen und Kunden verfügt. Dieses von beiden Seiten ausgehende Verständnis ist entscheidend, um relevante Botschaften und Inhalte zu entwickeln, die auf die Bedürfnisse und Interessen einer bestimmten Zielgruppe zugeschnitten sind.

5. Kontinuierlich realistisches Feedback geben

Feedback ist ein wesentlicher Bestandteil erfolgreicher Zusammenarbeit. Offene Meinungen und Bedenken sollten sowohl von der PR-Agentur als auch vom Kunden positiv und konstruktiv vorgetragen werden. Dabei muss ein gewisses Verständnis sowie Geduld hier grundlegend vorausgesetzt werden, denn ein längerfristiger PR-Erfolg kann Zeit in Anspruch nehmen und Ergebnisse zu erbrachten Leistungen daher nicht auf Anhieb sichtbar sein. Realistisch umsetzbares Feedback beider Seiten schafft eine positive Arbeitsatmosphäre, fördert die Offenheit und ermöglicht es beiden Parteien, effektiv ihre PR-Strategie zu verbessern.

Fazit

Die Zusammenarbeit zwischen Kunden und einer PR-Agentur kann äußerst erfolgreich sein, wenn sie auf Vertrauen und Respekt, offener Kommunikation und klar definierten Zielen basiert. Grundsätzlich ist es wichtig, dass beide Seiten Engagement für ihre Arbeit zeigen. Ist dies gegeben, können langfristig erfolgreiche Ergebnisse erzielt werden.

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Titelbild: Brooke Cagle auf Unsplash