How to: Automation-Roboter ohne jegliche Vorkenntnisse bauen

Robotic Process Automation (RPA) wird in den nächsten 20 Jahren, neben anderen technologischen Entwicklungen, ein maßgeblicher Faktor für die Steigerung von Produktivität und Effizienz sein. Laut Gartner werden im kommenden Jahr ein Viertel der Arbeitskräfte in der Tech-Branche von einem Software-Roboter unterstützt. Dadurch sollen viele profane und hochgradig repetitive Tätigkeiten wegfallen, so dass menschliche Arbeitskräfte mehr Zeit für kreative, nicht automatisierbare Aufgaben haben.

Meine Story – Software-Roboter bauen für Einsteiger

Auch einer unserer Kunden ist im Bereich RPA tätig: das Software-Unternehmen UiPath entwickelt RPA-Plattformen, um Arbeitnehmern repetitive und zeitaufwändige Tätigkeiten abzunehmen – gemäß ihrem Motto: „We make robots so people don’t have to be robots.“

An dieser Stelle beginnt mein RPA-Abenteuer. Meine Kollegen Florian und Sarah sind mit der Frage auf mich zugekommen, ob ich nicht Lust hätte, am ‚Reboot-Your-Skills‘-Programm von UiPath teilzunehmen. In diesem vierwöchigen Online-Lernprogramm eignen sich Einsteiger Fähigkeiten und Kenntnisse im Bereich Software-Automation an und lernen, wie sie selbst einen Software-Roboter bauen können.

Das klang spannend und ich habe mich schnell dazu entschieden, mich auf dieses Projekt einzulassen – hauptsächlich aus zwei Gründen: Erstens habe ich weder während meines Studiums noch seit meinem Einstieg ins Berufsleben an etwas Vergleichbarem teilgenommen und zweitens hatte ich schon immer eine gewisse Bewunderung für Menschen, die mit einer Selbstverständlichkeit über IT-Themen reden können wie ich sonst über Musik, Sport oder Politik.

Der Einhorn-Roboter wird geboren

Die erste Woche beginnt ohne langen theoretischen Einstieg, sondern gleich mit dem Bau eines simplen Automation-Roboters… oder vielmehr Nachbau. Das vermutlich beste Feature des gesamten Programms ist, dass die einzelnen Schulungen von Videos begleitet werden, in denen den Teilnehmern anhand von Fallbeispielen die Schritte gezeigt werden, die benötigt werden, um die Aufgabe bzw. den Roboterbau am Ende der jeweiligen Schulung meistern zu können. So ist die erste Übung, seinen personifizierten ‚Einhorn-Namen‘ zu generieren – dafür benötigt man lediglich eine Excel-Datei mit den Namen und Geburtsdaten der potenziellen Einhörner, einen Browser, um den ‚Unicorn Name Generator‘ zu öffnen sowie das Programm Studio bzw. Studio X, um darin die Befehle einzugeben und letztendlich den Roboter zu entwickeln.

Um Sticheleien am Arbeitsplatz bzw. im täglichen Teams-Call zu vermeiden, bleibt es ein Geheimnis, welcher meiner Kollegen sich hinter diesem Namen verbirgt.

Software-Roboter für den Büroalltag

In den darauffolgenden Schulungen wird erklärt, welche Art von Aufgaben automatisiert werden können. Dabei geht es insbesondere um die Programme, die in jedem Unternehmen unverzichtbar sind: Word, Excel und Outlook. Man lernt unter anderem Dateien und Ordner zu verschieben, Mail-Anhänge herunterzuladen und gezielt abzulegen und wie bei Fehlermeldungen und Problemen zu handeln ist – alles vollkommen automatisiert. Nachdem der Roboter gebaut ist, braucht es lediglich einen Klick und der gewünschte Vorgang wird vorgenommen. Gut gefallen hat mir am Schulungsprogramm, dass sich die Teilnehmer am Ende jeder Lektion über ihre Erfahrungen, Eindrücke und Meinungen austauschen können. Diese Funktion ist insbesondere dann von Nutzen, wenn – und das kann häufiger vorkommen als einem lieb ist – man auf Probleme beim Bau der Roboter stößt. Hier erweisen sich die Kommentare der anderen Teilnehmer als äußerst hilfreich, da man meist auf die gleichen Hindernisse stößt.

Nach drei Wochen hat man bereits viel Wissen gesammelt und einige Übungen erfolgreich gemeistert. In der vierten und letzten Woche stehen drei reale Anwendungsfälle auf dem Programm, die automatisiert werden können:

• das Abgleichen von Jahresabschlüssen (seit einer Werkstudententätigkeit in einer Wirtschaftsprüfungsgesellschaft habe ich eine Vorstellung davon, wie mühsam und zeitaufwendig das ist);
• die Verwaltung von Patientendaten;
• die Übersicht des Warenbestandes und die Aufgabe von Bestellungen.

Nachdem auch diese anspruchsvollen Fälle gemeistert werden, ist man definitiv in der Lage, seinen eigenen Arbeitsplatz und die täglich anstehenden Aufgaben zu betrachten und eine Idee zu entwickeln, wie man seinen Arbeitsalltag erleichtern beziehungsweise automatisieren kann.

Berkeleys erster Roboter steht in den Startlöchern

Unser erster Roboter bei Berkeley ist bereits in Planung und wird sich – das lässt sich bereits jetzt sagen – für unseren PR-Alltag als unersetzlich erweisen: Er soll die Erstellung von Verteilern automatisieren , so dass wir uns in Zukunft viel Zeit und Arbeit sparen: Zeilen löschen, Spalten verschieben, Sortierungen nach verschiedenen Kriterien vornehmen, etc. Künftig genügt ein Klick und alle nötigen Informationen stehen sofort zur Verfügung, ohne dass unsere Werkstudenten und Volontäre die Verteiler in mühevoller Kleinarbeit in einen brauchbaren Zustand bringen. Meine Kollegin Sarah -Kinderserien-Nostalgikerin – hat dem Roboter auch bereits einen Namen gegeben: Noo-Noo – nach dem Teletubbies-Staubsauger.

PR-Arbeit heißt: immer offen sein für Neues

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die Zweifel, die, wenn man wie ich ohne jegliches Vorwissen ein solches Programm beginnt, vorhanden sein könnten, bereits nach dem ersten Tag Vergangenheit sind. Nachdem der Bau des Einhornnamenroboters (ein Wort, das nur in der deutschen Sprache möglich ist) erstmal erfolgreich absolviert ist, ist man gewappnet, um sich auch an die stetig anspruchsvolleren Aufgaben zu wagen

Letzten Endes sind es auch solche Erfahrungen, die unseren Beruf so interessant machen. Verschiedene Kunden haben verschiedene Projekte und Produkte und ermöglichen uns einen abwechslungsreichen und nie langweiligen Alltag. Abschließend ein letzter UiPath-Slogan, um einigen vielleicht die Initialzündung zu liefern, ihren mit repetitiven und zeitaufwendigen Aufgaben bepackten Arbeitsalltag angenehmer zu gestalten:

„If you hate it, automate it.“

Titelbild: Alex Knight on Unsplash