KI-Meeting-Tools: Gamechanger in der täglichen PR-Arbeit?

„Meine Woche mit KI“ lautete unser internes Projekt, in dem wir uns gezielt mit verschiedenen KI-Tools auseinandergesetzt haben. Dass KI-Tools im Trend sind, steht außer Frage. Spätestens seit ChatGPT einen unglaublichen Hype erfahren hat, ist das allgemeine Interesse an KI-Tools ins Rollen gekommen. Und auch in der PR findet der Einsatz von Tools, die auf Künstlicher Intelligenz basieren, immer mehr Beliebtheit. Laut einer Studie benutzen bereits mehr als 40 Prozent der PR-Professionals in der Handel-PR Künstliche Intelligenz für Kommunikationszwecke. Es sollte damit nicht überraschend sein, dass wir uns auch in unserer Agentur mit der Frage beschäftigen, wie wir KI sinnvoll in unserem Arbeitsalltag integrieren können und wo wir uns doch lieber auf unsere eigenen Fähigkeiten, Erfahrungen und Gedankengut verlassen. So habe ich mir im Rahmen unserer KI-Projektwoche zwei KI-Meeting-Tools für die Aufzeichnung und Transkription von Meetings angeschaut: Fireflies.ai und FATHOM.

Warum KI-gestützte Tools zur Meeting-Aufzeichnung und Transkription?

Viele kennen es: Sie haben auf der Arbeit Meetings via Teams, Zoom, Skype oder ähnlichen Meeting-Plattformen und da ist schnell Multitasking gefragt. Denn neben der aktiven Gesprächsteilnahme ist es oft erforderlich, dass man mitschreibt, um nichts zu vergessen, oder es muss sogar das ganze Meeting protokolliert werden. Doch das soll auch effektiver gehen, zumindest wenn man sich die „Versprechungen“ von eigens hierfür konzipierten KI-Tools anschaut. Dank moderner KI-Tools zur Video- und Meeting-Aufzeichnung sowie Transkription sollen sich Teilnehmer auf das Wesentliche konzentrieren können, während die KI den Rest erledigt. Da ich schon einige Protokolle verfassen durfte, war es für mich verlockend, solche KI-Tools zu testen, die dies für mich übernehmen.

Diese KI-Tools bieten eine Vielzahl an Vorteilen, die den Arbeitsalltag erheblich erleichtern können. Sie helfen dabei, sich komplett auf das Meeting konzentrieren zu können, ohne sich sorgen zu müssen, wichtige Details zu verpassen. Und das Mitschreiben von Notizen während der Meetings ist auch nicht mehr zwingend notwendig. Das bedeutet weniger Ablenkung und mehr Raum für Interaktivität.

Außerdem ist eine KI-gestützte Transkription oft genauer als unsere hastig mitgeschriebenen Notizen. Die Zeitersparnis ist zusätzlich enorm, da sie langes Nachbereiten von Meetings überflüssig macht. Mit Funktionen wie einer Schlüsselworterkennung können wichtige Inhalte leicht analysiert werden. Gesprächsaufzeichnungen und Transkripte sind einfach nach Stichwörtern durchsuchbar, können problemlos geteilt, gemeinsam bearbeitet werden und lassen sich langfristig speichern und archivieren.

Da wir auch in der PR viel Zeit in Meetings mit Kunden oder zu Teambesprechungen verbringen, sind solche Tools für uns interessant. Es gibt zahlreiche Programme auf dem Markt, die genau hierfür entwickelt wurden. In meiner Testwoche habe ich Fireflies.ai und Fathom angeschaut. Der folgende Vergleich beschränkt sich daher auf diese beiden Tools.

Let the Match begin: Fireflies.ai vs. Fathom

Fireflies.ai: Das Multitalent

Fireflies.ai ist ein echtes Multitalent unter den KI-Tools und unterstützt 69 Sprachen. Es funktioniert nicht nur mit Zoom, Google Meet und Microsoft Teams, sondern auch mit vielen weiteren Plattformen wie Skype, Webex oder GoToMeeting. Neben der Meetingaufzeichnung kann Fireflies auch Transkripte von externen Video- und Audiodateien erstellen sowie umfangreiche Analysen durchführen. Die Benutzeroberfläche von Fireflies ist umfangreich und funktional, mit Bereichen für die Meeting-Verwaltung, Integrationen und Analysen.

Die umfangreichen Funktionen und Analysen (Erstellung von Meeting-Berichten, Analyse von Gesprächsanteilen, Schlüsselbegriffen, etc.) sind das, was mir bei Fireflies.ai direkt positiv aufgefallen ist. Den Nutzern wird viel geboten. Es gibt zahlreiche Integrationen, die das Tool sehr flexibel machen. Allerdings ist der Einstieg in Fireflies etwas komplex und erfordert eine gewisse Einarbeitungszeit, um alles zu verstehen. Viele Einstellungen müssen im Voraus konfiguriert werden, was für manche etwas überwältigend sein kann. So ist es mir zum Beispiel passiert, dass ich gleich zweimal Meetings ohne Video aufgenommen habe, da mir nicht bewusst war, dass ich die Videoaufzeichnung vorher in den Einstellungen aktivieren muss. Gravierend war dies nicht, da Transkript und alle anderen Auswertungen trotzdem erstellt wurden, geärgert hat es mich dennoch ein wenig.

Die Sprachausgabe des Transkripts kann bei Fireflies im Voraus eingestellt werden und nach Meetingende wird eine Recap-E-Mail mit einem Link zum Dashboard an die Teilnehmer geschickt. Hier erhalten diese dann das Transkript sowie eine Übersicht aus Meeting Keywords, Outline, Action Items und Meeting Notes.

Die Qualität der Transkripte, die Fireflies erstellt, hat mir gut gefallen, da diese recht präzise waren. Die KI hat gegenderte Sprache erkannt und Pausen sowie „ähms“ gezielt ausgeblendet. Transkripte können nachträglich relativ benutzerfreundlich überarbeitet werden, zum Beispiel kann Sprecher 1 einen Namen fürs das ganze Transkript zugeordnet werden. Jedoch hat Fireflies auch ein paar Schwächen. Es macht Fehler bei der Zuordnung der Sprecher sowie bei der Erkennung von englischen Wörtern, wenn die Sprache des Transkripts auf Deutsch eingestellt war. Neben Meeting-Transkripten kann Fireflies auch externe Video- und Audiodateien transkribieren. Das ist ein hilfreiches Feature, das in der täglichen PR-Arbeit auch ganz praktisch ist, zum Beispiel wenn Webinare oder Podcasts transkribiert werden müssen, um die Inhalte weiterzuverwenden.

Datenschutz ist eine gewöhnliche Sorge beim Einsatz von KI-Tools. Fireflies ist konform mit SOC 2 Typ 2, GDPR (Datenschutz-Grundverordnung) und HIPAA (Health Insurance Portability and Accountability Act). Die Daten werden bei Amazon Web Services (AWS) gespeichert und in Google Cloud Platform (GCP)-Rechenzentren verarbeitet, die in den USA ansässig sind. Für Nutzer, die das Enterprise-Modell gewählt haben, gibt es zudem die Möglichkeit, den Speicherort der Daten selbst auszuwählen. Zudem ist eine unwiderrufliche Löschung der Daten möglich und die Daten werden nicht zur KI-Schulung genutzt. Regelmäßige Sicherheitsprüfungen runden den Datenschutz von Fireflies ab.

Fireflies ist in einer kostenlosen Version mit begrenzten Funktionen erhältlich. Kostenpflichtige Pläne bieten mehr Funktionen und sind zu monatlichen Preisen 18 $ für Fireflies Pro, 29 $ für Business und 39 $ für Enterprise erhältlich. Gezahlt wird pro Seat und bei einem Jahresabo sind die monatlichen Kosten ein wenig geringer.

Fathom: Der Experte für Highlights und Zusammenfassungen

Fathom ist ähnlich wie Fireflies ein KI-Meeting-Assistent-Tool, das Meetings aufzeichnet, transkribiert, und zusammenfasst. Es unterstützt sieben Sprachen: Englisch, Französisch, Spanisch, Italienisch, Deutsch, Portugiesisch und Niederländisch. Das KI-Tool verfügt über eine automatische Spracherkennung, die Meeting-Sprache muss also nicht vorher erst eingestellt werden. Die Benutzeroberfläche von Fathom ist übersichtlich gestaltet und eingeteilt in „My Calls“, „Team Calls“ und „Playlists“. Fathom funktioniert für Zoom, Google Meet und Microsoft Teams Meetings. Zu den Hauptfunktionen gehören Video- und Tonaufzeichnung, Transkription sowie Zusammenfassungen mit Highlights, die von der KI erstellt werden.

Der Start mit Fathom ist recht einfach, dank self-guided Tutorial und einem Test-Call, was Nutzern dabei hilft, das Tool direkt zu verstehen. Vor Beginn eines Meetings, das im Kalender eingetragen ist, öffnet sich automatisch ein kleines Fenster und fragt, ob Fathom am Meeting teilnehmen soll. Das ist eine nette Funktion, da die KI sich so einfach und unkompliziert hinzufügen lässt. In diesem Punkt hat mir Fathom besser gefallen als Fireflies, das hingegen je nach Einstellung automatisch im Meeting dabei ist (ohne davor nochmal nachzufragen) oder erstmal hinzugefügt werden muss. Nach dem Meeting versendet Fathom wie auch Fireflies eine Recap-E-Mail mit einem Link zum Dashboard an die Teilnehmer, was sehr praktisch ist. Allerdings weist auch Fathom ein paar Schwächen auf: Im Vergleich zu Fireflies bietet es weniger Funktionen und Optionen und die KI erstellt Zusammenfassungen und Highlights nur auf Englisch, selbst wenn das Meeting in einer anderen Sprache gehalten wurde. Die Zusammenfassungen haben mich dennoch positiv überrascht, da Fathom eine große Auswahl an verschiedenen Highlight-Zusammenfassungen bietet (z.B. Chronolgische Zusammenfassung, allgemeine Call Insights und Key Takeaways, Q&A, Sales etc.).

Die Transkriptqualität von Fathom konnte jedoch nicht mit der von Fireflies mithalten. Obwohl eine automatische Spracherkennung und Transkription ohne vorherige Spracheinstellung erfolgt, wurden teilweise Wörter nicht erkannt oder ausgelassen. Auch die Zuordnung der Sprecher war nicht immer korrekt. Nutzt man die kostenlose Version von Fathom, so mag die Qualität des Transkripts noch in Ordnung sein, doch wenn man Geld zahlt, erwartet man da schon mehr. Qualitätstechnisch hat mich Fireflies hier deshalb ein wenig mehr überzeugt. Außerdem können mit Fathom leider keine externen Dateien transkribiert werden.

Im Bereich Datenschutz steht Fathom Fireflies aber in nichts nach. Es ist ebenfalls SOC 2 Typ 2, GDPR und HIPAA-konform. Die Daten werden in den USA gespeichert und auch nicht zur KI-Schulung genutzt. Bei Kontolöschung werden alle Daten entfernt, nach 7 Tagen auch aus den Backups.

Fathom ist kostenlos verfügbar, bietet jedoch kostenpflichtige Premium- und Team-Modelle an, durch die mehr Funktionen und eine größere Auswahl an Zusammenfassungen freigeschalten werden. Der Preis für Fathom Premium beträgt 19 $ pro Monat, während für die Team-Preisemodelle pro Benutzer monatlich 24 $ (für den Team-Standardplan) und 29 $ (für den Team-Pro-Plan) verlangt werden.

Fazit: Gibt es einen Gewinner?

Beide KI-Meeting-Tools haben ihre Vor- und Nachteile. Wer sehr viel Wert auf Qualität legt, ist mit Fireflies vermutlich besser aufgehoben, sollte hier jedoch in Erwägung ziehen, einen kostenpflichtigen Plan zu wählen, da die kostenlose Version sehr viele Einschränkungen hat. Auch die Sprachunterstützung kann ein K.O.-Kriterium sein, denn Fathom unterstützt nur eine begrenzte Anzahl an Sprachen. Bei Fathom finde ich die kostenlose Version mit den Highlight-Zusammenfassungen wiederum sehr nützlich. Wen Qualitätseinbußen beim Transkript also nicht stören, erhält mit Fathom ein gutes, freies Tool mit beeindruckenden Zusammenfassungen. Einen eindeutigen Gewinner gibt es aus meiner Sicht jedoch nicht, da dies von den jeweiligen Erwartungen und Wünschen der Nutzer abhängt.

Und auch auf die Frage, ob KI-Meeting-Tools ein Gamechanger in der PR sind, würde ich mit „Nein“ antworten – jedoch sind sie ein praktischer Begleiter bei Meetings und machen auch den Alltag von uns PR-Professionals einfacher und effizienter.

Euch interessieren noch weitere KI-Tools? Coming soon: Die Blogposts meiner Kollegin Marie zur KI-Bilderstellung und meines Kollegen Daniel zur KI-Textgenerierung.